Yogyakarta, 13 Juni 2024 –Lembaga Penjaminan Mutu UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta kembali menunjukkan komitmennya terhadap peningkatan kualitas pendidikan dengan menggelar rapat koordinasi Audit Mutu Internal (AMI) untuk Semester Genap 2023/2024. Rapat yang berlangsung di Ruang Rapat Lantai 1 Gedung Saifuddin Zuhri (PAU) ini dihadiri oleh para Auditor dan perwakilan dari berbagai fakultas, program studi, serta unit-unit di lingkungan UIN Sunan Kalijaga.

Rapat dibuka oleh Ibu Denisa Apriliawati, M.Res., yang menjelaskan bahwa pada AMI kali ini, terdapat 77 auditee yang terdiri dari fakultas, program studi, dan unit. Ia juga menegaskan bahwa Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Tambahan (IKT) di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (PKM) telah selesai. Total ada 56 auditor yang akan bertugas dalam audit ini.

Ibu Denisa melanjutkan dengan memaparkan bahwa Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Tambahan (IKT) dalam standar penelitian dan pengabdian kepada masyarakat telah ditetapkan dengan jelas. Proses ini mencakup verifikasi pencapaian indikator-indikator tersebut guna memastikan bahwa setiap program studi dan unit memenuhi standar yang telah ditentukan. Dalam audit ini, sebanyak 56 auditor telah ditunjuk untuk melakukan tugas mereka secara efektif dan efisien.

Rencana dan Pelaksanaan Audit

Salah satu poin penting yang disampaikan adalah terkait jadwal pelaksanaan audit. Tidak ada alasan untuk mengundurkan jadwal verifikasi, sehingga audit lapangan harus dilaksanakan sesuai rencana. Audit lapangan akan berlangsung selama dua minggu dan seluruh prosesnya akan dipantau melalui sistem yang telah dikembangkan oleh PTIPD. Untuk memfasilitasi kelancaran audit, tim PTIPD telah disiapkan di grup komunikasi, sehingga setiap kendala teknis yang muncul dapat segera diatasi.

Pengisian data dalam sistem audit juga dibahas secara rinci. Auditor harus memilih lembaga penjaminan mutu dan unit auditee yang sesuai dengan tugas mereka. Tahun audit yang harus dipilih adalah 2024, sesuai dengan periode audit yang sedang berjalan. Sistem audit yang digunakan tetap mengikuti format tahun lalu, namun dengan beberapa perbaikan teknis untuk memastikan proses berjalan lebih lancar.

Tantangan Teknis dan Solusi

Ibu Denisa juga mengungkapkan tantangan yang dihadapi terkait masalah teknis dalam proses pengunduhan laporan audit. Pengalaman sebelumnya menunjukkan bahwa file laporan sering mengalami kerusakan atau corrupt saat diunduh. Untuk mengatasi masalah ini, PTIPD telah menambahkan fitur baru berupa tombol “download all” yang memungkinkan auditor untuk mengunduh semua dokumen terkait dalam satu paket. Fitur ini diharapkan dapat mengurangi risiko kerusakan file dan mempermudah akses terhadap data audit yang diperlukan.

Dalam rapat ini, dijelaskan juga panduan mengenai pengisian target IKU. Auditor tidak perlu mengisi seluruh uraian standar, tetapi cukup fokus pada pengisian target IKU yang merupakan indikator kunci dalam penilaian mutu. Penekanan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan fokus dalam proses audit, sehingga hasil yang diperoleh dapat lebih relevan dan bermakna.

Pentingnya Data yang Akurat dan Signifikan

Ibu Denisa menekankan pentingnya akurasi data yang disajikan dalam laporan audit. Ketidakakuratan dalam data dapat berdampak signifikan terhadap status akreditasi program studi atau unit yang diaudit. Beliau mengingatkan bahwa data yang tidak mencapai target atau tidak signifikan bisa menyebabkan konsekuensi serius, termasuk penurunan status akreditasi atau bahkan penutupan program studi. Oleh karena itu, setiap auditee diharapkan dapat menyajikan data yang benar-benar mencerminkan kinerja mereka dan sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan.

Saat ini, UIN Sunan Kalijaga sedang melaksanakan Roadshow Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) di berbagai fakultas untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dalam pengisian laporan audit. Jika terdapat masalah yang signifikan, auditee diminta untuk segera mendeskripsikan permasalahan tersebut dalam PLOR sehingga dapat segera ditindaklanjuti.

Rapat ditutup dengan pesan dari Ibu Denisa yang mengingatkan seluruh peserta untuk tetap menjaga kesehatan selama proses audit berlangsung, mengingat pentingnya peran auditor dalam menjaga kualitas akademik dan operasional di UIN Sunan Kalijaga. Beliau juga berharap agar seluruh proses audit dapat berjalan dengan lancar dan sesuai jadwal yang telah ditetapkan, serta menghasilkan rekomendasi yang konstruktif untuk perbaikan ke depan.